Soft pentru cafenea — gestiune, POS și meniu digital (ghid 2026)

1. Ce face un soft de cafenea diferit de un soft de magazin

Un magazin vinde produse cu cod de bare. Scanezi, încasezi, gata. O cafenea vinde combinații: același cappuccino poate fi cu lapte clasic, lapte de soia, lapte de migdal sau lapte de ovăz; cu sau fără sirop; cu shot dublu sau decaf. Dacă softul tău tratează fiecare combinație ca pe un produs separat în meniu, barista face scroll printr-o listă de 40 de variante la fiecare comandă. Pierdere de timp directă.

Un soft proiectat pentru cafenea rezolvă asta cu trei mecanisme:

Grid de produse favorite la 1 tap. Espresso, americano, cappuccino, latte, ceai — produsele de rotație mare stau pe ecranul principal, nu în submenii.
Modifiers (variante). Tap pe „cappuccino" → apare lista de modifiers: lapte vegetal (+5 RON), sirop vanilie (+3 RON), shot extra (+4 RON). Selectezi două bife și ai comanda gata în 3 secunde.
Grupuri de produse + scurtături. Băuturi calde, băuturi reci, prăjituri, sandvișuri — organizate vizual pe culori și categorii, nu liste alfabetice.

În plus, fluxul tipic într-o cafenea e „comandă la tejghea, plată acum, livrare la masă în 2 minute" — nu „masă deschisă, încasare la sfârșit ca la restaurant". Softul trebuie să fie construit având în vedere acest tipar, altfel forțează barista să apese „închide masă" și „nouă masă" de o sută de ori pe zi.

Conexa HoReCa e proiectat exact pentru acest tip de flux: comandă rapidă, plată imediată, bon AMEF emis automat, eventual notă către barman printată separat.

2. Funcțiile critice pentru o cafenea care merge bine

Astea sunt funcțiile pe care le testezi obligatoriu la demo, indiferent de furnizor. Dacă o singură bifă lipsește din listă, întreabă cum se rezolvă — și nu te mulțumi cu „o adăugăm noi pe roadmap".

POS pe tabletă (Android / iPad) O tabletă de 10-11 inch înlocuiește PC-ul masiv de sub tejghea și economisește spațiu prețios la bar. Costă 700-1.500 RON și e suficient de robustă pentru 8h de tap-uri pe zi. Conexa rulează nativ pe Android și iPad, plus în browser pe orice device.
Modifiers pe produs cu preț automat Latte = 14 RON. Latte cu lapte de migdal = 14 + 5 = 19 RON. Sistemul calculează singur, fără ca barista să umble la preț. Modificările apar pe bon (clientul vede ce a plătit) și pe nota de bar (barista vede ce să prepare).
Imprimare separată: bon fiscal vs notă barista Bonul fiscal AMEF se tipărește la casă pentru client; nota de pregătire se tipărește pe o imprimantă termică la espressor, cu nume produs + modifiers, ca barista să nu citească peste umăr ce comandă vine. Conexa permite rutarea pe grupe (băuturi calde → imprimantă barista, prăjituri → tejghea).
Raport pe oră / pe categorie La sfârșitul zilei vezi câte espresso-uri ai vândut între 8:00 și 10:00, câte între 12:00 și 14:00, ce categorie de produse a tras venit (cafele vs prăjituri vs sandvișuri). Pe baza asta iei decizii legate de personal și de stoc pentru săptămâna următoare.
Tură barista cu deschidere / închidere de tură Fiecare barista deschide tura cu cont propriu, vânzările se înregistrează pe el. La închidere, raportul arată câte încasări cash a făcut, câte pe card, eventualele resturi neîncasate. Esențial dacă ai 2-3 baristi care se schimbă pe ture.

Test simplu la demo: roagă vânzătorul să-ți arate cum se înregistrează un „cappuccino cu lapte de soia, sirop caramel, shot extra, pentru meniul de aici" în cel mult 6 secunde. Dacă durează mai mult, softul nu e construit pentru cafenea — e adaptat de la un soft de restaurant.

3. Gestiune stoc — boabe, lapte, sirop, ambalaj

Mulți patroni de cafenea cred că „gestiunea stocului" pentru o cafenea înseamnă să numeri pachetele de boabe la inventar. E doar 20% din poveste. Adevăratele costuri ascunse stau în consum real per produs vândut:

Un espresso = 7g boabe. La 1kg ai 142 espresso-uri teoretic — practic 130-135 după calibrare.
Un cappuccino = 7g boabe + 150ml lapte + ~1g zahăr opțional.
Un latte = 7g boabe + 220ml lapte.
Un sirop adăugat = 15-20ml din sticla de 700ml (35-46 doze per sticlă).

Dacă faci scădere automată din stoc bazată pe rețetă, sistemul îți spune oricând câte kg de boabe ar fi trebuit să mai ai, comparativ cu cât ai fizic. Diferența mare = irosire, pierdere la mașină prost calibrată, eventual consum personal nedeclarat. Pentru o cafenea cu 200 cafele/zi, 3-4% diferență înseamnă 1-1.5 kg boabe pe lună aruncate — la 80 RON/kg, ~120 RON/lună pierderi pe care nici nu le vedeai.

Ce face Conexa specific pe asta

Rețete cu cantități per produs. Definești o singură dată „espresso = 7g boabe sortiment X". La fiecare vânzare, stocul de boabe scade automat.
Alerte stoc minim. Setezi că ai nevoie de minimum 2 kg de lapte și 1.5kg de boabe Brazilia oricând. Când scade sub prag, primești notificare ca să comanzi la furnizor înainte să rămâi descoperit într-o sâmbătă seara.
FIFO pe perisabile. Laptele și produsele cu termen scurt (sandvișuri, deserturi) se vând în ordinea în care au intrat în stoc — nu rămâne să descoperi vineri o sticlă expirată în spatele frigiderului.
Recepție rapidă de la furnizor. Importul facturii e-Factura din SPV ANAF intră direct în stoc cu prețuri și cantități, fără să tastezi 30 de linii manual.

Atenție la pachetul „universal" de la unii furnizori: dacă rețetele nu există în soft sau nu se asociază cu unități reale (gram, ml), gestiunea ta de boabe se reduce la „am numărat pachete săptămânal". Nu ai control real. Întreabă explicit la demo cum se gestionează un cappuccino la nivel de gram-de-boabe.

4. Bonuri fiscale + e-Factura B2B (când vinzi cafea la birou)

În România, orice vânzare către consumator final cere bon fiscal emis de o casă de marcat AMEF (Aparat de Marcat Electronic Fiscal) raportată la ANAF. Plata pe card nu schimbă nimic — bonul tot trebuie emis. Conexa se conectează la cele mai uzuale modele:

Producător	Modele uzuale	Conectare	Conexa
Datecs	DP-25, DP-50, FMP-10, WP-50	Bluetooth, LAN, USB	Da
Tremol	M20, S20, ZM, FP30	Bluetooth, LAN, USB	Da
Custom	Kube II, K3, Q3X	USB, LAN	Da
Daisy	Compact M, Perfect M	Bluetooth, USB	Da
Eltrade	A3, A1, B1	Bluetooth, LAN	Da

Când vinzi cafea către birouri (B2B), intervine e-Factura

Mulți clienți corporate cumpără cafele în pauza de prânz și cer factură pentru contabilitate. Din 2024, facturile B2B în România se trimit obligatoriu prin SPV ANAF (sistemul e-Factura). Conexa generează factura din vânzare, o trimite automat în SPV în format XML conform standardului ANAF, iar clientul corporate o primește validată. Fără program separat, fără export manual, fără riscul de a uita.

Conexa aplică automat cota de TVA pe fiecare vânzare, iar rapoartele lunare de TVA se generează cu un click. Pentru cota exactă aplicabilă cafenelei tale (consum la fața locului vs. take-away), confirmă cu contabilul tău — regimul HoReCa are particularități pe care merită să le validezi.

5. Cât costă — setup minim cafenea (1 casier) vs setup complet (2 casieri + terasă)

Două scenarii concrete, cu cifre reale. Hardware-ul one-off; abonamentul Conexa se plătește lunar, fără contract pe termen lung. Toate prețurile mai jos sunt fără TVA pe hardware (revânzător) și cu TVA pe abonament.

5.1. Setup minim — cafenea mică, 1 barista pe tură

Tabletă Android 10" (Samsung Tab A9+ sau echivalent)	900 RON
Imprimantă termică 80mm pentru notă barista	450 RON
Casă de marcat AMEF (Datecs DP-25 sau Tremol M20)	1.200 RON
Sertar bani (opțional, dacă încasezi cash)	250 RON
Abonament Conexa HoReCa Baza (lunar, fără contract)	Ofertă personalizată
Total hardware one-off:	~2.800 RON

5.2. Setup complet — cafenea cu 2 baristi pe tură + terasă

2 × tabletă 10" (1 la casă + 1 pentru terasă)	1.800 RON
2 × imprimantă termică 80mm (notă bar + bonuri)	900 RON
Casă de marcat AMEF (Datecs DP-25)	1.200 RON
Sertar bani	250 RON
Scanner Bluetooth (opțional, pentru cardurile cadou)	250 RON
Abonament Conexa HoReCa (3 dispozitive simultane incluse)	Ofertă personalizată
Total hardware one-off:	~4.400 RON

Reține: prețurile hardware sunt orientative, în funcție de retailer și disponibilitate. Conexa nu vinde hardware — îți recomandăm furnizori cu care lucrăm de ani buni, fără comision ascuns. Tu cumperi de unde vrei și conectezi la abonament. Pentru oferta personalizată pe abonament (volum tranzacții, număr stații), scrie-ne.

6. Întrebări frecvente

Dacă lucrez doar cu card mai am nevoie de casă de marcat AMEF?

Da. În România, indiferent de forma de plată (card sau cash), pentru fiecare vânzare către consumator final trebuie emis bon fiscal de o casă de marcat AMEF conectată la ANAF. Cardul îți simplifică doar fluxul de bani, nu te scutește de bon. Conexa se conectează la AMEF prin Bluetooth, USB sau LAN și emite bonul automat la fiecare comandă.

Cum gestionez stocul de boabe între două sortimente diferite?

Fiecare sortiment de boabe e produs separat în nomenclator (de ex. „Boabe Brazilia 1kg” și „Boabe Etiopia 1kg”). În rețeta espresso-ului asociezi 7g per shot din sortimentul respectiv, iar la vânzare stocul se scade automat din kilogramul corect. Vezi în orice moment câte kg ai din fiecare și primești alertă când scade sub pragul setat.

Cardul cadou se poate vinde din POS?

Da. Conexa acceptă mai multe forme de încasare pe același bon — numerar, card bancar, voucher / card cadou, tichete de masă (Up, Sodexo, Edenred), portofel digital intern (wallet pentru clienți fideli). Cardul cadou se vinde ca produs „voucher" și se folosește la o vânzare ulterioară ca formă de plată — sistemul ține evidența soldurilor automat.

Pot face printer separat la barman + chitanță la casă?

Da. Conexa permite rutarea produselor pe imprimante diferite: cafelele și băuturile calde merg pe bonul de pregătire la barman (imprimantă termică la espressor), iar bonul fiscal AMEF se tipărește la casă pentru client. Configurarea se face pe grupuri de produse, o singură dată — apoi merge automat.

Cât durează setup-ul inițial pentru o cafenea nouă?

Pentru o cafenea cu 30-60 de produse în meniu și 1 tabletă: 2-3 ore pe loc sau pentru configurare la distanță, plus 1 oră de training cu barista principal. Pentru cafenele mai mari (2+ stații, terasă, meniu extins): 1 zi. Importul rețetelor cu cantități per produs e partea care durează cel mai mult — merită făcută cu atenție.

Vrei să vezi exact cum arată Conexa pe o tabletă într-o cafenea reală?

20 de minute, online sau pe loc, fără presiune. Îți arătăm tot fluxul: tap rapid pe cappuccino, modifiers lapte vegetal, bon AMEF, raport pe oră — pe tableta unei cafenele Conexa care lucrează în acest moment.

Programează demo

Citește și

Conexa este software POS și gestiune dezvoltat din 2014, cu 1.200+ afaceri active în România, dintre care multe cafenele care vând zilnic sute de cafele pe tabletă.